运输安排
1.选择运输方式：综合考虑机械的体积、重量、价值、运输时间等因素，选择合适的运输方式，常见的有海运、空运或陆运（针对接壤国家等情况）。对于大型、重型机械，海运通常是较为合适的选择，但运输周期相对较长；空运速度快但成本较高，适用于对时效性要求高、体积较小的机械；陆运则在特定区域间有其便利性。
2.订舱发货：向选定的运输公司（船公司、航空公司或陆运货代等）订舱，安排国外供应商将机械按照约定时间和要求发运至中国境内指定的港口、机场或陆路口岸，同时获取相应的运输单据（如海运提单、空运单或陆运运单等）。
3.货物跟踪：在运输过程中，要持续跟踪货物的运输状态，及时了解机械是否按时出发、是否在途顺利、预计到达时间等情况，提前做好到港后的清关准备工作，并且及时处理运输途中可能出现的如延误、损坏等问题。
到港前准备
1.换单准备：提前准备好运输单据（如提单等），以便在货物抵达港口或口岸后，能及时去运输公司或其代理处换取提货单，提货单是后续办理清关提货手续的重要凭证。
2.报关报检资料准备：
1.基本单证：收集整理合同、发票、装箱单，使其准确反映机械的交易情况、数量、包装等详细信息，为海关审核提供依据。
2.原产地证：若机械原产国与中国有优惠贸易协定，原产地证可用于享受相应的关税减免政策，需由原产国相关官方机构或授权机构出具，证明货物的产地来源。
3.质量合格证明文件：由国外生产厂家提供的机械质量合格证明，说明机械符合生产国的相关质量标准，有助于海关判断货物质量情况以及加快清关速度。
4.中文说明书及操作手册：提供机械的中文说明书及操作手册，方便海关及国内使用方了解机械的功能、操作方法、维护要求等内容，这也是清关资料的一部分，尤其对于复杂的机械设备很重要。
5.其他特殊单证（如有需要）：比如旧机电产品需提供旧机电产品装运前检验证书（针对需实施装运前检验的情况）、进口许可证（如前文所述按要求办理的相关许可证）等，要按规定提前准备齐全，并根据海关要求准确填写申报要素，常见的申报要素包括品牌、型号、规格、用途、功能、工作原理等内容，确保申报信息完整且准确无误。
